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质量体系认证

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ISO22000标准认证程序文件下载之文件管理程序

发布时间:2016-06-20来源:作者:点击:

1  目的

对食品安全管理体系的有关文件予以控制,确定文件的编制、管理、使用规则,防止文件丢失、误用、损坏,确保各相关场所使用的文件为有效版本。

2  适用范围

适用于本公司所有与质量管理体系和食品安全管理体系有关的文件的控制。

3  职责

3.1 公司总经理负责批准发布《食品安全管理手册》和《程序文件》。

3.2  食品安全小组组长组织编写食品安全管理体系文件, 管理者代表负责审核《食品安全手册》和《程序文件》,负责批准质量管理体系和食品安全体系的其它文件。

3.3 公司总经理或分管副经理负责相关业务范围的文件审批。

3.4  人事课负责文件的编制、发放、更改和管理;负责对现有体系文件的定期评审;负责文件的收集、整理和归档工作。

3.5  各部门负责与本部门相关文件的编制、使用和管理。

4  工作程序

4.1  文件的分类及编号

4.1.1  文件的分类

a﹚食品安全管理体系文件包括:《食品安全手册》、《程序文件》;

b﹚工作手册包括:管理标准(规章制度)、工作标准(岗位责任、任职要求、操作流程等)、技术标准(工作指南、检验规范等)、记录及其他文件;

c﹚外来文件包括:国家标准、行业标准、法律法规、条例、规范、上级或主管部门下发的文件、技术资料等。

4.1.2  文件的编号

a﹚食品安全管理手册

本公司名称代号—食品安全手册代号

食品安全手册编号:QY—FSM

b﹚程序文件

本公司名称代号—程序文件代号—顺序号

例如:QY—FP—01

表示公司编制的顺序号为01的程序文件,顺序号使用两位数字。

c﹚记录

本公司名称代号—记录代号—顺序号

例如:QY —JL—001

表示公司编制的顺序号为001的记录,顺序号使用三位数字。

d﹚公司制定的其它文件(规定制度、规范标准等)

本公司名称代号—文件类别代号—年号—顺序号

其中文件类别代号规定如下:

文件汇编——HB,计划报告——BG,规定制度——ZD,规范标准——BZ,通知简报——TB,资料教材——ZL,表格记录——JL,其它——QT,外来——WL。

例如:QY—ZD—01

表示公司制定的规章制度类的顺序号为01的文件。

e﹚各部门制定的文件

本公司名称代号—部门代号—顺序号

其中部门代号(字符用小写形式)规定如下:

人事课——rsk,采供部——cgb,生产部---scb,餐服部---cfb,财务部---cwb。

例如:QY—cwb—01

表示财务部制定的顺序号为01的文件。

g﹚外来文件的编号仍采用原文件编号,若原文件没有编号,按本文件第4.1.2 d﹚条款规定给予编号。 

4.1.3  版本号采用A版、B版、C版方式表示,修改依次以00、01、02、03……方式表示。

4.2 文件的发放

4.2.1 《食品安全手册》和《程序文件》及与质量管理体系、食品安全管理体系有关的文件由行政部负责登记发放,填写《发文记录》,各部门领取标有不同分发号或编号的文件,填写《收文记录》,行政部负责文件分发号的编排。

4.2.2 经相关部门负责人批准,其它文件由行政部负责登记、发放,填写《发文记录》,各部门领取文件,填写《收文记录》。

4.2.3 应确保文件使用的各场所都得到相关文件的适用版本。文件的回收要填写《文件回收记录》。

4.2.4 因破损而重新换领的文件,分发号不变,并收回相应旧文件;因丢失而补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效。

4.3   文件的管理

4.3.1  行政部负责建立《文件控制清单》,并负责文件受控状态印章的管理、使用。

4.3.2  各部门建立本部门《文件控制清单》,并设专人负责收集、整理、保管各种文件。

4.3.3  每年整理一次《文件控制清单》,必要时应重新建立,重建后原《文件控制清单》存档。

4.4  文件的修改

4.4.1  《食品安全手册》、《程序文件》由人事课、食品安全小组负责组织修改,填写《文件更改申请》,经管理者代表、食品安全小组组长审核,公司总经理批准后进行更改,人事课保留文件更改内容的记录。

4.4.2  其它文件的更改由相关主管部门填写《文件更改申请》,经原审批部门批准后,相应部门对文件进行更改、发放、处理。

4.4.3  文件的修改有局部修改、换页或更改版次等方式,修改方式的选择视具体情况而定。

4.4.4  所有被更改的文件必须由相应主管部门填写《文件更改通知单》。各部门接到《文件更改通知单》后实施更改,并将其记录在《文件控制清单》中,将原件交回,登记。

4.4.5  所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回、登记,以确保有效文件的唯一性。

4.5  文件的受控状态

文件分为“受控”和“非受控”两大类,人事课负责识别文件状态,各部门按规定控制和管理。

4.5.1  《食品安全手册》、《程序文件》以在文件封面右上角加盖“受控”印章为受控,并注明分发号。

4.5.2  其它受控文件以原编号为受控。

4.6  文件的保存、作废与销毁

4.6.1  文件的保存

a﹚与质量管理体系、食品安全管理体系有关的文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方,妥善保管;

b﹚确保文件清晰、易于识别与检索。未经批准任何人不得在受控文件上书写、涂抹和修改。

4.6.2  文件的作废与销毁

a﹚所有失效或作废文件,由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出、处理,加盖“作废”印章,以防止作废文件的非预期使用,相应修改《文件控制清单》;

b﹚需要存档的作废文件,应加盖“作废存档”印章;

c﹚需要保留的作废文件,应加盖“作废保留”印章;

d﹚需要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表或食品安全小组组长批准后,行政部负责销毁。

4.7  文件的借阅、复制

借阅、复制公司受控文件,应填写《文件借阅、复制登记表》,经管理者代表或食品安全小组组长批准后方可借阅、复制。

4.8  外来文件的控制

4.8.1  各部门应将收到的外来有关质量管理、食品安全管理方面的文件交至人事课,由行政部组织识别其适用性,并控制分发以确保有效。

4.8.2  各部门负责收集相关的行业规范的最新版本,并将其交至行政部,由行政部统一编号后分发到各相关使用部门。

4.9  每年12月份由行政部组织对现有质量管理体系和食品安全管理体系文件进行评审,各部门根据使用情况提出评审意见,必要时予以修改,并再次审批。

4.10  非纸张承载媒体的文件控制,也应按照本文件的规定执行。

4.11  作为记录的文件应执行《记录控制程序》。

5  相关文件

5.1  《记录控制程序》                     QY—FP—02

6  记录

6.1  《发文记录》                           QY—JL—001

6.2  《收文记录》                           QY—JL—002

6.3  《文件回收记录》                       QY—JL—003

6.4  《文件控制清单》                       QY—JL—004

6.5  《文件借阅、复制登记表》               QY—JL—005

6.6  《文件更改申请》                       QY—JL—006

6.7  《文件更改通知单》                     QY—JL—007

6.8  《文件销毁申请》                       QY—JL—008

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